Office Manager (OM) und Persönliche Assistenten (PA)

Hohe Effektivität, Koordinations- und Kommunikationsstärke und ein umfangreiches Fachwissen zeichnen den Beruf der OM und PA aus, die zugleich als Ansprechpartner für Kunden und Mitarbeiter stets präsent sind.

Sie sind Vertrauenspersonen, die planen, steuern, koordinieren und die Personal- und Geschäftsleitung bei sämtlichen administrativen Tätigkeiten unterstützen. Sie sind in der Regel der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter und Kunden und damit sind sie ein wertvoller Zeitfaktor für das Management.

Gleichzeitig verfügen sie über profunde Kenntnisse im Umgang mit den aktuellen Bürokommunikationsmitteln. Ein solides Fachwissen, das über die klassischen Sachbearbeiter- und Sekretariatsaufgaben deutlich hinausgeht, wird erwartet.
Vom professionellen Office Management wie z.B. Email-, Telefon- und Terminüberwachung, Recherche und Verwaltungsaufgaben über Büroorganisation, Umstrukturierung und Archivierung bis hin zur Reise-Planung und –Organisation, Hausmanagement in all seinen Facetten sowie privater Event-Planung und –Organisation reicht der Aufgabenbereich der OM und PA.

Auch übernehmen einige die Verantwortung für die Rekrutierung und Ausbildung von Nachwuchskräften und delegieren an diese weniger anspruchsvolle und vertrauliche Arbeiten.

Nachfolgend eine Auflistung der Tätigkeiten, die entweder selbst ausgeübt oder delegiert werden:

  • Arrangieren von Reisen, Visa und Unterkunft und gelegentlich gemeinsame Reisetätigkeit mit dem Management zu wichtigen Konferenzen und Kundenterminen
  • Konferenz- und Besucher-Koordination und -Vorbereitung
  • Kaufmännische, technische, juristische und allgemeine Korrespondenz nach Diktat/Vorgabe und/oder selbständig
  • Konzeption und Pflege-Office-Systeme, CRM (Customer Relation Management) einschließlich Daten-Management und Archivierung
  • Informationsrecherche mittels Internet und Datenbanken
  • Erstellen von Präsentationen und Berichten sowie Statistiken
  • Projektmanagement
  • Einkauf von Büroeinrichtungen und Büromaterial
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Controlling
  • Personalwesen
  • Eventmanagement (Kunden- und Mitarbeiterveranstaltungen)

 

Profitieren Sie von unserer Tätigkeit für Sie als freier Mitarbeiter:

  • Flexibilität bei Personalengpässen
  • keine teuren Lohnnebenkosten
  • keine Anwendung des Kündigungsschutzrechts
  • keine Entgeltfortzahlung bei Krankheit, Urlaub und an Feiertagen
  • In steuerrechtlicher Hinsicht Berechtigung zum Vorsteuerabzug